업무 자동화와 RPA란?

DX 시대에서 MZ세대는 새로운 업무 트렌드를 주도하고 있습니다. MZ세대가 업무에서 추구하는 가장 핵심은 ‘효율성’인데요. 업무 효율성을 극대화하기 위해 기술을 활용한 반복 작업 자동화에 큰 관심을 기울이고 있습니다. 이번 콘텐츠에서는 효율적인 업무 진행을 위한 업무 자동화와 RPA란 무엇인지에 대해 알아보고 이를 활용한 업무 자동화 사례 7가지를 소개하겠습니다.

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업무 자동화란?

업무 자동화는 일정한 업무를 기계나 프로그램이 자동으로 수행하도록 만드는 것을 말합니다. 직장인은 업무 자동화를 통해 시간과 노력을 절약하고 오류를 줄일 수 있습니다. 보통은 규칙적인 반복 작업에 자동화가 주로 이뤄지지만, 최근에는 AI와 머신러닝의 발전으로 더 복잡한 업무도 자동화하려는 시도가 늘어나고 있습니다.

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RPA란?

RPA란 Robotic Process Automation의 약자로 ‘로봇을 통한 과정 자동화’ 를 의미합니다. 여기서 RPA란 이름에 사용된 ‘로봇’은 물리적인 로봇이 아닌 소프트웨어 로봇이나 ‘봇’을 말합니다. 즉 RPA는 소프트웨어 로봇이 단순 반복 작업을 자동화하는 것이며, 로봇은 사람이 컴퓨터에서 수행하는 작업을 기록하고 그대로 수행합니다. 작업에는 마우스 클릭, 키보드 입력, 데이터 복사 및 붙여넣기, 파일 이동 등이 모두 포함됩니다. 또한 RPA란 여러 시스템 간에 데이터를 이동하는 업무도 수행할 수 있는데요. 예를 들어 고객 서비스 분야에서는 RPA를 활용해 고객 문의에 대한 자동 응답을 생성하거나 재고 확인 및 관리 등의 업무를 자동화할 수 있습니다. 금융 분야에서는 거래 처리, 송금, 청구, 리포트 생성 등의 복잡한 반복 작업을 자동화합니다.

따라서 RPA는 기업이 비용을 절감하고 생산성을 높이는 데 도움이 되며, 인간의 실수를 줄이고 정확도를 높일 수 있도록 도와줍니다. 다만 RPA란 이름에 걸맞게 규칙적인 업무에 주로 적합하다는 것이 단점이 될 수 있습니다. 예외 상황이 발생하거나 복잡한 판단이 필요한 업무는 효율적인 처리가 어려울 수 있으며, 유지 및 관리에 전문 지식이 필요해 초기 투자 비용이나 교육 비용이 발생할 수 있습니다. 대부분의 기업은 단순 반복 작업에 봇을 활용해 낭비되는 시간을 줄임으로써 직원들이 더 창의적이고 복잡한 업무에 집중할 수 있도록 합니다.

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RPA 업무 자동화 사례 7가지

고객 서비스

첫 번째 업무 자동화 사례는 고객 서비스입니다. RPA는 고객 서비스에서 FAQ 응답, 채팅봇, 이메일 자동 응답 등으로 활용됩니다. 예를 들어 고객 문의에 대한 이메일이 도착하면 봇은 이메일 내용을 스캔하여 특정 키워드를 식별하고 그에 따라 자동으로 표준화된 응답을 보내거나 해당 문의를 적절한 담당자에게 전달합니다.

재고 관리

두 번째 업무 자동화 사례는 재고 관리 활용입니다. 재고 확인 및 관리, 주문 처리, 배송 관리 등에 활용할 수 있습니다. 재고 관리에 봇을 활용하면 오류는 줄이고 효율성은 높일 수 있습니다. 예를 들어, 봇이 상품 재고를 실시간으로 추적하고, 재고가 특정 수준 이하로 떨어지면 자동으로 주문을 보내거나 재고 보충 알림을 발송하는 등의 업무를 처리할 수 있습니다.

회계 및 금융

세 번째 업무 자동화 사례는 회계 및 금융 분야의 활용입니다. 송금, 청구, 리포트 생성, 거래 처리 등 복잡하고 반복적인 금융 업무를 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 작업 시간을 줄이고 데이터 정확도를 높일 수 있는데요. 예를 들어 송금 요청이 들어오면 이를 자동으로 처리하고, 송금 완료 알림을 보낼 수 있습니다. 또 매월 반복되는 청구서 작성, 보고서 생성 등도 가능합니다.

HR 업무

네 번째 업무 자동화 사례는 HR 업무에서의 활용입니다. 이력서 스크리닝, 인터뷰 스케줄링, 급여 계산, 직원 정보 업데이트 등 HR 관련 반복 작업을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 이력서에 나와 있는 정보를 분석하여 정의된 기준에 부합하는 지원자를 자동으로 식별하고, 인터뷰 스케줄링을 할 수 있습니다.

마케팅 업무

다섯 번째 업무 자동화 사례는 마케팅 업무에서의 활용입니다. 이메일 마케팅, 고객 세분화, SNS 관리, 데이터 분석 등의 업무를 자동화할 수 있습니다. 마케팅 팀은 대량의 고객 데이터를 관리해야 합니다. RPA는 이 데이터를 분석하여 고객 세분화를 수행함으로써 타겟 마케팅 캠페인을 실행할 수 있게 돕습니다. 또 소셜 미디어 게시물 작성 및 게시, 고객 이메일 응답 등의 반복 업무에도 활용됩니다.

데이터 처리

여섯 번째 업무 자동화 사례는 데이터 처리 업무에서의 활용입니다. 대량의 데이터를 정리, 분석, 보고하는 업무를 자동화할 수 있습니다. 이는 시간을 절약할 뿐 아니라 데이터의 정확도를 높이는 데에도 장점을 가집니다.

IT 운영

마지막 업무 자동화 사례는 IT 운영 업무입니다. 시스템 모니터링, 이슈 처리, 백업 관리 등 IT 관련 업무를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 시스템 오류가 발생하면 이를 자동으로 감지하고, 미리 정의된 프로세스에 따라 오류를 수정하거나 관련 담당자에게 알림을 보낼 수 있습니다.

지금까지 업무 자동화와 RPA란 무엇인지 알아보았는데요. 반복 작업의 업무 자동화는 업무 효율성을 향상시키는 것을 넘어 기업의 경쟁력을 결정짓는 중요한 요소가 되고 있습니다. 특히 디지털 환경에 친숙한 MZ세대는 이러한 변화를 주도하며 적극적으로 디지털 기술을 활용한 업무 환경을 만들어 가고 있습니다.

업무 자동화 등 업무 효율성을 높일 수 있는 다양한 방법들을 배우는 것은 이제 필수가 되고 있습니다. 엘리스에서는 여러 가지 툴과 기술을 효과적으로 다루는 교육을 제공하고 있는데요. 기업 내 업무 효율성 향상을 위한 교육과정을 찾고 계신다면 이번 기회에 엘리스 교육을 살펴보시기를 추천해 드립니다.

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