업무 효율을 위한 업무 자동화 툴 추천 3가지

‘일잘러’라는 말을 들어보셨나요? 일잘러는 ‘일을 잘하는 사람’이라는 뜻으로 직장 생활에 있어 개인의 주체적인 성장을 중요하게 여기는 MZ세대의 가치관을 보여주는 단어입니다. 많은 사람이 일잘러가 되기 위해 메모와 정리, 업무 흐름 파악, 스케줄 관리, 목표 설정 등 다양한 방법들을 찾고 살펴보고 있는데요. 그중에서도 효율적인 업무 처리를 위해서는 일의 생산성을 높여주는 업무 자동화 툴을 잘 사용하는 것이 중요합니다. 이번 콘텐츠에서는 직장인들의 업무 효율을 증대시키는 업무 자동화 툴인 지라, 재피어, 컨플루언스 까지 세 가지를 소개하며 해당 툴을 잘 활용할 수 있는 방법에 대해 알려드리도록 하겠습니다.

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업무 자동화가 필요한 이유

마이크로소프트가 발표한 2023 업무동향지표 보고서에 따르면 대부분의 근로자가 디지털 부채로 인해 업무 생산성 저하를 겪고 있다고 밝혔는데요. 디지털 부채란 이메일, 채팅 등의 디지털 기술의 활용이 데이터 범람을 유도해 이를 관리하는 데 많은 시간을 할애하는 것을 의미합니다.

조사에 의하면 근로자의 62%가 커뮤니케이션, 정보 검색 업무에 많은 시간을 할애해 정작 실제 업무에 투자하는 시간이 부족한 것으로 나타났는데요. 근로자의 64%는 실무 수행에 필요한 에너지와 시간이 부족하다고 답했습니다. 실제로 행해진 마이크로소프트 365 앱 사용 패턴 분석 결과에서도 사용자들은 창작 및 크리에이티브 업무보다 이메일, 미팅, 채팅 등 커뮤니케이션 업무에 더 많은 시간을 소비하는 것으로 나타났습니다. 물론 디지털 기술 덕분에 커뮤니케이션 과정이 개선되고, 업무 속도도 향상되었지만, 한편으로는 너무 많은 데이터가 쌓이고 있기 때문에 업무를 효율화하지 않으면 ‘일을 위한 일’이 늘어날 수 있는데요. 업무 자동화 툴을 활용하여 이러한 시간을 줄일 수 있습니다. 또한 이를 통해 전략적 사고나 혁신적 아이디어를 찾는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

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업무 자동화 툴 3가지 소개

지금부터는 업무를 효율화할 수 있는 업무 자동화 툴 세 가지에 대해 소개하고자 합니다. 바로 지라, 재피어, 컨플루언스입니다. 이 세 가지는 프로젝트 진행 및 커뮤니케이션 과정에 들이는 시간을 줄이고 효율화할 수 있는 업무 자동화 툴입니다.

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지라(Jira)

지라는 Atlassian에서 개발한 프로젝트 관리 툴입니다. 소프트웨어 개발 분야에 주로 활용되지만, 기능이 많기 때문에 다양한 분야와 산업에서도 효과적으로 활용할 수 있습니다. 지라는 팀이 실시간으로 프로젝트를 계획, 추적, 관리할 수 있도록 설계되었는데요. 문제를 추적하거나 애자일 프로젝트를 관리하고, 워크플로우를 쉽게 설정할 수 있습니다. 지라를 통해 프로젝트와 프로세스 관리를 보다 체계적이고 효율적으로 할 수 있는데요. 팀은 지라를 통해 진행 상황을 확인하고 협업하며 프로젝트 개발을 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 또한 팀원들은 지라를 활용하여 프로젝트 상태를 실시간으로 파악하고, 일정과 작업 항목을 관리하며, 해야 할 일의 우선순위를 결정하는 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다.

재피어(Zapier)

지라가 프로젝트를 진행하는 데에 도움을 주는 툴이었다면, 재피어는 시간을 잡아먹는 반복 작업을 자동화하는 데 도움을 줍니다. 재피어는 지메일, 슬랙 등의 3,000개 이상의 앱과 연결되는 강력한 온라인 업무 자동화 툴로 자동 이메일 전송부터 스프레드시트 업데이트 등에 이르기까지 거의 모든 작업의 자동화를 돕습니다.

재피어에는 앱을 연동하여 반복 작업을 자동화하는 워크플로우 ‘Zaps’가 있는데요. 필요에 맞게 Zap을 정의하여 자주 수행하는 작업이 자동으로 실행되도록 해 ‘일을 위한 일’에 할애하는 시간을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 특정 메일이 도착하면 슬랙 메시지를 자동으로 보내거나 새로운 구글 스프레드시트의 데이터를 바탕으로 이메일을 발송하도록 설정할 수 있습니다.

컨플루언스(Confluence)

컨플루언스는 지라와 마찬가지로 Atlassian에서 개발한 협업 툴입니다. 컨플루언스에서는 팀이 작업을 생성, 협업, 저장할 수 있도록 공유 작업 공간을 제공합니다. 또 비즈니스 문서와 회의록, 프로젝트 계획을 위한 정보 소스를 제공합니다. 간단히 말하면 컨플루언스는 모든 팀원이 효율적으로 함께 작업할 수 있도록 돕는 협업 도구라고 할 수 있는데요. 컨플루언스와 지라는 연동이 되기 때문에 함께 사용할 때 프로젝트 관리와 협업을 유연하게 연결할 수 있다는 장점이 있습니다. 모든 사람이 같은 페이지에서 프로젝트 진행 상황을 추적하고 변경과 업데이트 사항을 확인하는 것이 가능합니다. 팀원들은 컨플루언스를 통해 작업을 문서화하고, 중요한 정보를 공유할 수 있습니다. 따라서 팀 전체가 한 곳에서 작업 내용을 찾아 관리할 수 있어 용이한데요. 이를 통해 팀 내 정보 공유와 커뮤니케이션 과정을 자동화, 효율화할 수 있다는 것이 큰 장점입니다.

지금까지 일잘러로 거듭나기 위해 업무 효율을 높이는 업무 자동화 툴 3가지에 대해 알아보았습니다. 원격 작업과 공동 작업이 일반화되고 있는 현대 비즈니스에서 지라, 재피어, 컨플루언스는 직장인들에게 매우 유용한 업무 자동화 툴입니다. 이 세 가지 도구를 활용하여 생산성을 높이고 반복적인 작업을 효과적으로 줄일 수 있습니다.

업무 자동화 툴 사용법을 배우고 싶다면?

지라, 재피어, 컨플루언스뿐만 아니라 엑셀, ChatGPT까지 활용하여 업무 자동화가 충분히 가능한데요. 업무를 자동화하면 사람의 실수로 인한 오류를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 직원이 창의적인 업무, 혁신을 위한 업무에 더 많은 시간을 사용할 수 있습니다. 업무 자동화가 미래에 일하는 방식을 완전히 바꾸는 데 중요한 역할을 할 것이라 전망하고 있습니다.

엘리스에서는 직원들의 업무 효율성 향상을 위한 업무 자동화 교육을 제공하고 있습니다. 아직 업무 자동화가 생소하게 느껴지거나, 어디까지 업무 자동화가 가능할지, 우리 기업에서는 어떤 부분에 적용할 수 있을지 궁금하신 분도 많으실 텐데요. 우리 기업에 맞는 업무 자동화 교육을 찾기 위해 엘리스 DX 교육 컨설턴트에게 컨설팅을 받아보시는 것을 추천해 드립니다. 업무 자동화 교육에 관심이 있으신 분은 지금 바로 문의하세요

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