칼퇴를 돕는 엑셀 업무 자동화 활용 사례 7가지

엑셀은 대부분의 기업에서 사용할 정도로 대중화된 기초 툴입니다. 그래서 대부분의 직장인이 사용하고 있지만, 막상 엑셀의 핵심 기능을 제대로 활용하는 경우는 많지 않습니다. 실제로 많은 분들이 단순히 표를 만들거나 수식을 입력하는 데에만 엑셀을 활용하는데요. 엑셀은 데이터 분석부터 보고서 작성, 예산 관리, 일정 관리까지 생각보다 더 다양한 분야에서 활용할 수 있습니다. 심지어 직장인들이 많은 시간을 할애하게 만드는 단순 반복 작업을 간단하게 자동화할 수 있는 툴이기도 합니다. 그래서 이번 콘텐츠에서는 엑셀 업무 자동화, 그중에서도 엑셀 VBA를 활용한 엑셀 업무 자동화에 대해 알아보고자 합니다.

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엑셀 VBA란?

엑셀 VBA(Visual Basic for Applications)는 마이크로소프트에서 제공하는 프로그래밍 언어로, 엑셀과 함께 기본으로 제공됩니다. 엑셀 VBA의 또 다른 이름은 엑셀 매크로인데요. 엑셀 매크로라는 이름에서부터 짐작할 수 있듯, 반복 작업을 하나의 명령어로 만들어 엑셀 업무 자동화가 가능합니다.

그래서 엑셀 VBA는 데이터 분석, 보고서 생성 등 복잡하고 반복적인 작업을 자동화하는 데 활용됩니다. 따라서 엑셀 매크로를 활용할 수 있다면 단순 반복 작업을 자동화하거나 엑셀의 기능을 확장하여 원하는 사용자 정의 기능을 만들 수 있습니다.

엑셀 업무 자동화가 필요한 이유

직장인들은 엑셀 업무 자동화를 통해 업무에 들이는 시간을 크게 줄일 수 있는데요. 특히 반복적이고, 규칙적인 업무에서 그 효과가 두드러집니다. 또한 엑셀 업무 자동화를 통해 실수로 생기는 문제를 해결하고, 데이터 정확성을 높일 수 있습니다.

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엑셀 업무 자동화 예시 7가지

보고서 자동 생성

매월 보고서를 작성해야 한다면, 엑셀 매크로를 활용해 업무를 자동화할 수 있습니다. 필요한 데이터를 불러오고, 계산하고, 지정된 보고서로 만드는 일을 자동화하여 업무 효율을 높일 수 있습니다.

이메일 발송

엑셀 매크로를 활용하면 엑셀 데이터 기반으로 이메일을 자동으로 생성하고 발송할 수 있습니다. 대량의 메일을 계속 보내야 하는 마케팅 업무에서 특히 유용합니다.

재고 관리

재고가 특정 수준 이하로 떨어질 때 자동으로 알림을 보내는 등의 재고 관리 시스템을 만들 수 있습니다.

일정 관리

엑셀 매크로를 통해 일정 관리에 필요한 캘린더를 만들거나, 특정 날짜에 관련 사항을 자동으로 알리는 일정 관리 도구를 만들 수 있습니다.

비용 및 예산 관리

엑셀을 통해 사업 비용을 실시간으로 추적하고, 예산이 초과하면 자동으로 감지해 알림을 보내는 시스템을 만들 수 있습니다.

데이터 정제

엑셀에 수천 개의 행이 있는 경우, 사람이 데이터를 일일이 정제하면 시간이 꽤 소요되는데요. 이런 작업을 엑셀로 자동화하면 필요 없는 데이터를 제거하거나 원하는 형식으로 변환하는 과정을 간편하게 처리할 수 있습니다.

데이터 시각화

엑셀을 활용해 데이터 세트를 기반으로 차트를 자동으로 생성하거나, 특정 시나리오에 맞춰 데이터를 다르게 시각화하는 작업을 자동화할 수 있습니다.

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엑셀 VBA 시작하는 방법

매크로 사용 설정

엑셀 업무 자동화를 위해 엑셀 매크로 기능을 사용하려면 먼저 엑셀 설정에서 매크로 기능을 활성화해야 합니다.[파일] > [옵션] > [신뢰할 수 있는 위치]에서 매크로 설정을 활성화합니다.

그리고 엑셀 상단 메뉴에 개발 도구 탭이 보이지 않는다면 [파일] > [Excel 옵션] > [리본 메뉴 사용자 지정(R)]에서 개발자 탭을 활성화합니다. 이후 [개발 도구] 탭 > “코드” 섹션 [매크로 보안] > [매크로 설정]으로 진입해 ‘모든 매크로 제외(알림 표시)(D)’로 설정해 줍니다. ‘VBA 프로젝트 개체 모델에 안전하게 액세스할 수 있음(V)’에도 체크해 줍니다. Mac용 Office를 사용하는 경우 [기본 설정] > [보안]에서 매크로 설정을 활성화할 수 있습니다.

VBA 편집기 열기

다음으로 [개발 도구] 탭 > [Visual Basic Editor] 버튼을 클릭해 편집기를 엽니다.

새 엑셀 매크로 만들기

편집기 왼쪽 프로젝트 창에서 문서를 확인합니다. 이후 코드를 작성할 문서를 선택하고, 모듈을 생성합니다. [삽입] > [모듈]을 선택해 새로운 모듈을 생성할 수 있습니다. 엑셀 매크로는 ‘Sub 매크로이름()’과 ‘End Sub’ 사이에 코드를 작성해 만듭니다. 참고로 VBA의 코드 단위는 Sub(Subroutine)입니다. 따라서 엑셀 VBA로 생성하는 모든 응용 프로그램은 Sub의 집합입니다.

매크로 실행하기

작성한 매크로는 엑셀에서 [개발 도구] > [매크로]를 선택해 실행할 수 있습니다. 매크로 목록에서 실행하려는 매크로를 선택하고, [실행] 버튼을 누르면 됩니다.

매크로 저장하기

파일에 엑셀 매크로를 포함하여 저장하려면 .xlsm 형식으로 저장해야 합니다. 반드시 [파일] > [다른 이름으로 저장] > [엑셀 매크로 사용 통합 문서(*.xlsm)]를 선택하여 저장합니다.

위 과정을 통해 엑셀 매크로 실행 및 저장할 수 있습니다. 지금까지 엑셀 VBA를 시작하기 위한 기본적인 과정을 알아보았습니다. 엑셀 VBA는 컴퓨터 활용 능력 자격증을 취득한 분이라면 이미 알고 있는 기능일 텐데요. 컴퓨터 활용 능력 시험 문제 중에서도 중요한 비중으로 출제되고 있는 만큼 유용하지만 제대로 활용하기는 어렵습니다. 이번 기회에 기본적인 기능을 숙지하고 반복 작업에 유용하게 활용하시길 바랍니다.

엘리스에서는 직장인들을 위한 엑셀 VBA 기초 강의를 제공하고 있습니다. 기초부터 시작하여 실무에서 즉시 활용할 수 있는 다양한 응용 사례를 다루고 있어, 프로그래밍 경험이 없는 분들도 손쉽게 배우고 실무에 적용할 수 있습니다. 기업 교육을 담당하시는 분이나 실무에서 엑셀을 자주 사용하시는 분들이라면 교육을 살펴보셔도 좋을 것 같습니다.

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